الفصل الخامس: التدقيق الداخلي والخارجي في 9001

الفصل الخامس: التدقيق الداخلي والخارجي

5.1 ما هو التدقيق الداخلي؟

التدقيق الداخلي هو عملية تقييم مستقلة تُجرى داخل المؤسسة للتحقق من فعالية وكفاءة نظام إدارة الجودة ومدى الامتثال لمتطلبات ISO 9001. الهدف الرئيسي من التدقيق الداخلي هو تحديد نقاط الضعف والتحسينات الممكنة قبل التدقيق الخارجي.

1. الغرض من التدقيق الداخلي: التأكد من أن نظام إدارة الجودة يعمل كما هو مخطط له وأنه يحقق الأهداف المرجوة.
2. دورية التدقيق: يجب إجراء التدقيق الداخلي بانتظام، وفقًا لخطة سنوية تُعد مسبقًا.
3. منهجية التدقيق: يمكن أن يكون التدقيق كاملاً أو جزئيًا، ويمكن أن يُجرى على أساس معايير محددة أو عمليات معينة.

5.2 كيفية إجراء التدقيق الداخلي

إجراء التدقيق الداخلي يتطلب تخطيطًا جيدًا وإدارة فعالة. الخطوات الأساسية تشمل:

1. تخطيط التدقيق: وضع خطة تدقيق تشمل نطاق التدقيق، الأهداف، والمنهجية المستخدمة. يجب أن تحدد الخطة أيضًا المناطق التي سيتم تدقيقها والفترة الزمنية.
2. اختيار فريق التدقيق: يجب أن يكون فريق التدقيق مؤهلًا ويفضل أن يكون مستقلاً عن العمليات التي يتم تدقيقها لضمان الموضوعية.
3. تنفيذ التدقيق: يشمل ذلك جمع الأدلة من خلال مراجعة الوثائق، المقابلات، ومراقبة العمليات. يجب توثيق جميع الملاحظات والنتائج.
4. تحليل النتائج: تحليل النتائج لتحديد الامتثال للمواصفات والمعايير المحددة وتحديد أي نقاط تحتاج إلى تحسين.
5. تقديم التقرير: إعداد تقرير تدقيق يتضمن جميع الملاحظات، النتائج، والتوصيات. يجب أن يتم عرض التقرير على الإدارة العليا لمراجعة النتائج واتخاذ الإجراءات اللازمة.

5.3 التدقيق الخارجي

التدقيق الخارجي هو عملية تقييم يُجريها طرف ثالث مستقل (جهة مانحة للشهادة) للتحقق من أن نظام إدارة الجودة في المؤسسة يتوافق مع متطلبات ISO 9001. النجاح في التدقيق الخارجي يؤدي إلى منح شهادة ISO 9001.

1. الغرض من التدقيق الخارجي: الحصول على شهادة ISO 9001، والتي تُثبت أن نظام إدارة الجودة يلبي المتطلبات الدولية.
2. دورية التدقيق الخارجي: التدقيق الخارجي يتم عادةً بشكل سنوي أو حسب الاتفاق مع الجهة المانحة للشهادة.
3. متطلبات التدقيق الخارجي: تشمل توثيق كافة الأنشطة والإجراءات وتقديم الأدلة على الامتثال لمتطلبات ISO 9001.

5.4 التحضير للتدقيق الخارجي

التحضير الجيد للتدقيق الخارجي يزيد من فرص نجاح المؤسسة في الحصول على الشهادة. تشمل خطوات التحضير:

1. مراجعة النظام الداخلي: قبل التدقيق الخارجي، يُفضل إجراء تدقيق داخلي شامل للتأكد من أن جميع العمليات تلبي متطلبات ISO 9001.
2. تحديث الوثائق: التأكد من أن جميع الوثائق المتعلقة بنظام إدارة الجودة محدثة ومتاحة للفريق المدقق.
3. تدريب الموظفين: تأكيد أن جميع الموظفين على دراية بمتطلبات ISO 9001 وأنهم قادرون على التحدث عنها خلال التدقيق.
4. إعداد الأدلة: جمع الأدلة اللازمة لدعم الامتثال، مثل السجلات والتقارير.

5.5 متابعة نتائج التدقيق

بعد انتهاء التدقيق الخارجي، تقوم الجهة المانحة للشهادة بتقديم تقرير تفصيلي عن النتائج. قد يحتوي التقرير على ملاحظات وأحيانًا على عدم الامتثال (Non-Conformities) التي يجب معالجتها:

1. تحليل التقرير: يجب على المؤسسة مراجعة تقرير التدقيق بعناية وتحديد أي نقاط ضعف أو ملاحظات.
2. إعداد خطة عمل: إذا كانت هناك أي عدم امتثال، يجب إعداد خطة عمل لتصحيح هذه النقاط والامتثال للمتطلبات.
3. تنفيذ الإجراءات التصحيحية: تنفيذ الإجراءات التصحيحية ومراقبة تقدمها لضمان حل جميع القضايا.
4. التواصل مع الجهة المانحة: التواصل مع الجهة المانحة لإثبات أن جميع النقاط غير الممتثلة قد تم حلها.

5.6 التجديد السنوي للشهادة

شهادة ISO 9001 ليست دائمة، وتحتاج إلى تجديدها بانتظام من خلال التدقيق الخارجي:

1. التجديد الدوري: يجب على المؤسسة الاستعداد لتجديد الشهادة عن طريق إجراء تدقيقات داخلية ومراجعة نظام إدارة الجودة بانتظام.
2. التقييم المستمر: التأكد من أن نظام إدارة الجودة يتحسن بمرور الوقت ويظل متوافقًا مع متطلبات ISO 9001.
3. التحسين المستمر: العمل على التحسين المستمر للعمليات لضمان الحفاظ على الشهادة وتجديدها دون مشاكل.